Planujesz inwestycję? Nie szukaj oszczędności na etapie koncepcji

Dobrze przygotowana koncepcja to jeden z najważniejszych etapów inwestycji przemysłowej. Pozwala zweryfikować założenia, porównać możliwe rozwiązania, oszacować koszty i harmonogram, a przede wszystkim ograniczyć ryzyko błędów, które na późniejszych etapach mogą być bardzo kosztowne. Dlaczego inwestorzy wciąż często pomijają ten etap? I jak powinna wyglądać współpraca inwestora, biura projektowego oraz producenta już od pierwszych prac nad inwestycją?

W przypadku inwestycji przemysłowych łatwo skupić się na tym, co najbardziej namacalne: zakupie urządzeń, budowie instalacji czy wyborze wykonawcy. Tymczasem zanim rozpocznie się właściwa realizacja, konieczne jest odpowiednie zdefiniowanie problemu i określenie sposobu jego rozwiązania.

To właśnie temu służy etap koncepcji. Na tym etapie można spojrzeć na inwestycję z szerszej perspektywy, przeanalizować różne warianty i wychwycić ryzyka, które w fazie realizacji mogłyby przełożyć się na dodatkowe koszty, opóźnienia, a nawet konieczność przeprojektowania części instalacji.

Inwestycja zaczyna się wcześniej, niż ogłoszenie przetargu

Jednym z częstych błędów jest traktowanie ogłoszenia postępowania przetargowego jako momentu, w którym inwestycja jest już odpowiednio przygotowana. W praktyce może się okazać, że najważniejsze założenia nie zostały jeszcze wystarczająco dokładnie przeanalizowane.

Problem może dotyczyć zarówno parametrów technologicznych, jak i istniejącej infrastruktury, warunków gruntowych czy wymagań formalnoprawnych.

Przykładem może być sytuacja, w której dokumentacja przetargowa zakłada określoną temperaturę pracy instalacji, podczas gdy rzeczywiste warunki procesu są zupełnie inne. W przypadku instalacji pracujących z niebezpiecznymi mediami taka różnica może mieć fundamentalne znaczenie dla doboru materiałów, konstrukcji urządzeń oraz bezpieczeństwa całego rozwiązania.

Podobnie wygląda sytuacja w przypadku modernizacji istniejących instalacji. Problemy z fundamentem, zmiana geometrii zbiornika czy uszkodzenia rurociągów mogą wymagać znacznie szerszego zakresu prac, niż początkowo zakładał inwestor.

W takiej sytuacji konieczne może być nie tylko wykonanie nowego fundamentu, ale również przeprowadzenie badań geologicznych, uwzględnienie istniejącej infrastruktury czy uzyskanie odpowiednich decyzji administracyjnych.

„Etap koncepcji w procesie projektowania jest najczęściej niedoceniany i pomijany. Moim zdaniem jest to duży błąd. To właśnie na tym etapie, przy zachowaniu odpowiedniego poziomu ogólności, można rozważyć różne warianty inwestycji, zweryfikować założenia i wyeliminować błędne rozwiązania, zanim inwestor poniesie koszty związane z ich realizacją.” – podkreśla nasz rozmówca, Wojciech Brewczak, Project Manager, VTU Engineering Polska.

Koncepcja nie jest dodatkowym kosztem – pozwala uniknąć znacznie większych wydatków

Jednym z powodów pomijania etapu koncepcji jest przekonanie, że oznacza on dodatkowy koszt i wydłużenie procesu inwestycyjnego. W rzeczywistości dobrze przygotowana koncepcja może pozwolić na znacznie większe oszczędności w kolejnych fazach projektu.

To właśnie na tym etapie można przeanalizować dostępne rozwiązania, wykonać pierwsze szacunki kosztów i sprawdzić, czy planowana inwestycja jest wykonalna w zakładanym budżecie.

Dotyczy to również doboru urządzeń i materiałów. W przypadku zbiorników przemysłowych już na etapie koncepcji można określić optymalną pojemność, przeanalizować warunki pracy oraz dobrać materiał odpowiedni do rodzaju medium, temperatury czy wymaganej odporności chemicznej.

„Na etapie koncepcji możemy wyeliminować błędne rozwiązania techniczne albo zoptymalizować koszty inwestycji. To właśnie wtedy jesteśmy w stanie przygotować pierwsze szacunkowe kosztorysy i sprawdzić, czy przyjęte założenia są realne.” – wskazuje Wojciech Brewczak.

Koszt błędnej decyzji rośnie bowiem wraz z zaawansowaniem projektu. Zmiana założeń na etapie koncepcji jest stosunkowo prosta. Ta sama zmiana w projekcie wykonawczym oznacza już dodatkową pracę projektantów, a podczas budowy może prowadzić do przestojów, konieczności wykonania robót zamiennych i poniesienia dodatkowych kosztów.

Błędy na początku inwestycji wracają na budowie

Brak odpowiedniego rozpoznania na początku projektu może skutkować problemami na każdym kolejnym etapie.

Jednym z przykładów jest niewystarczająca inwentaryzacja terenu. Jeśli nie zostaną odpowiednio wcześnie rozpoznane istniejące instalacje, ograniczenia transportowe czy kolizje infrastruktury, problem może pojawić się dopiero podczas realizacji.

Podobnie istotne jest rozpoznanie podłoża. Błędnie przyjęte warunki gruntowe i niewłaściwy sposób posadowienia mogą wymusić przeprojektowanie fundamentów już w trakcie budowy. Wówczas nie tylko rosną koszty, ale również pojawia się ryzyko przestoju ekip wykonawczych.

Jeszcze poważniejsze konsekwencje może mieć błędne określenie parametrów technologicznych. Jeśli po uruchomieniu instalacji okaże się, że zbiornik ma niewystarczającą pojemność, konieczne może być wykonanie kolejnego urządzenia i ponowne przeprowadzenie części procesu projektowego i wykonawczego. Dla inwestora oznacza to nie tylko dodatkowe wydatki, ale również przesunięcie rozpoczęcia produkcji.

„Takie błędy należy eliminować już na pierwszych etapach realizacji inwestycji, na początku procesu projektowego – właśnie podczas opracowywania koncepcji.” – zaznacza Wojciech Brewczak.

Od problemu do rozwiązania – rola biura projektowego

Inwestor nie zawsze musi samodzielnie znać wszystkie aspekty techniczne i formalne związane z planowaną inwestycją. Jedną z najważniejszych ról biura projektowego jest właśnie przełożenie potrzeb biznesowych i technologicznych na konkretne rozwiązanie techniczne.

Problemy, z którymi zgłaszają się inwestorzy, mogą być bardzo różne. Czasem chodzi o usunięcie awarii lub nieszczelności, innym razem o poprawę pracy istniejącej instalacji, zmniejszenie zużycia energii, modernizację wyeksploatowanych rozwiązań czy zwiększenie pojemności lub wydajności instalacji.

W innych przypadkach punktem wyjścia jest dopiero pomysł na nową inwestycję.

Niezależnie od sytuacji pierwszym krokiem powinno być dokładne poznanie potrzeb inwestora.

„Kluczowe jest dokładne poznanie potrzeb klienta – zrozumienie problemów, z którymi się mierzy, oraz tego, co chce osiągnąć. Dopiero na tej podstawie można stworzyć zespół specjalistów potrzebny do realizacji projektu, określić harmonogram i przygotować rzetelną ofertę.” – mówi Wojciech Brewczak.

Nie istnieje przy tym jeden uniwersalny schemat, który można zastosować do każdej inwestycji. Zakres prac powinien być dostosowany do konkretnego przypadku, a poszczególne etapy należy powiązać również z wymaganiami formalnymi i decyzjami administracyjnymi, jeśli są konieczne.

Istotne jest także określenie, jaka dokumentacja powstanie na każdym etapie oraz jaki będzie jej poziom szczegółowości.

Producent jako partner już na etapie projektowania

W przypadku specjalistycznych urządzeń sama wiedza projektowa może nie być wystarczająca. Dlatego istotna jest współpraca biura projektowego z producentami już na wczesnym etapie inwestycji.

Dotyczy to szczególnie instalacji, w których dobór materiału ma bezpośredni wpływ na bezpieczeństwo, trwałość i funkcjonalność rozwiązania.

W przypadku zbiorników z tworzyw sztucznych znaczenie mają między innymi odporność chemiczna materiału, temperatura pracy, czas oddziaływania medium, rozwiązania konstrukcyjne oraz warunki eksploatacji.

„W projektowaniu współpraca z producentami urządzeń jest niezbędna. Wiedza o materiałach jest bardzo specjalistyczna, a dobór właściwych rozwiązań jest kluczowy już na wczesnym etapie projektu, aby uniknąć podstawowych błędów.” – wskazuje Wojciech Brewczak.

Producent może również pomóc w ocenie wykonalności niestandardowego rozwiązania, zweryfikować założenia konstrukcyjne czy przygotować wstępną kalkulację kosztów.

Ma to szczególne znaczenie w przypadku rozwiązań, które nie są standardowymi produktami katalogowymi. Szybka konsultacja z producentem może pozwolić projektantowi zweryfikować możliwość wykonania konkretnego urządzenia i określić jego realny koszt, zanim rozwiązanie zostanie uwzględnione w dalszych pracach projektowych.

Od koncepcji do realizacji

Dobrze przygotowana koncepcja nie kończy procesu inwestycyjnego. Jest natomiast punktem wyjścia do kolejnych etapów, takich jak studium wykonalności, projekt podstawowy i wykonawczy, a następnie realizacja oraz przygotowanie dokumentacji powykonawczej.

W zależności od charakteru inwestycji konieczne mogą być również dodatkowe procedury formalnoprawne. W przypadku inwestycji realizowanych zgodnie z przepisami Prawa budowlanego może pojawić się potrzeba przygotowania projektu budowlanego, uzyskania decyzji środowiskowej, warunków zabudowy czy pozwolenia wodnoprawnego.

W niektórych przypadkach konieczne będą także dodatkowe analizy i uzgodnienia, na przykład dotyczące bezpieczeństwa pożarowego czy HAZOP.

Dlatego im wcześniej inwestor uporządkuje cały proces, tym łatwiej określić zakres prac, wymagane decyzje, harmonogram oraz budżet.

Dobra koncepcja to inwestycja w bezpieczeństwo i przewidywalność

Etap koncepcji nie powinien być traktowany jako zbędny koszt, który należy ograniczyć w imię oszczędności. To właśnie on pozwala odpowiedzieć na najważniejsze pytania jeszcze przed rozpoczęciem kosztownych prac projektowych i budowlanych.

Czy przyjęte rozwiązanie jest technicznie wykonalne? Czy spełni wymagania procesu? Jakie materiały należy zastosować? Jakie będą orientacyjne koszty? Jak długo potrwa realizacja? Jakie formalności trzeba spełnić? Gdzie znajdują się potencjalne ryzyka?

Im więcej odpowiedzi uda się znaleźć na początku, tym mniej niespodzianek pojawi się później.

„Biuro projektowe powinno być dla inwestora również przewodnikiem i doradcą wspierającym w procesie inwestycyjnym. Aby osiągnąć cel w optymalnym budżecie i harmonogramie, a jednocześnie zagwarantować bezpieczeństwo i jakość, niezbędna jest współpraca projektantów z zaufanymi i sprawdzonymi producentami, którzy dysponują fachową wiedzą i doświadczeniem. Taka współpraca opłaca się naprawdę wszystkim stronom.” – podkreśla Wojciech Brewczak.

Dobrze przygotowana koncepcja porządkuje inwestycję i pozwala przejść od ogólnego pomysłu do konkretnego, możliwego do zrealizowania rozwiązania. Pozwala również wcześniej rozpoznać ryzyka i zweryfikować budżet oraz harmonogram.

W efekcie czas i środki przeznaczone na przygotowanie inwestycji nie są dodatkowym obciążeniem. Są elementem odpowiedzialnego planowania, które może zdecydować o powodzeniu całego przedsięwzięcia.

W inwestycjach przemysłowych największe oszczędności nie zawsze zaczynają się od szukania tańszego rozwiązania. Często zaczynają się od tego, aby właściwie zdefiniować problem i dobrze zaplanować jego rozwiązanie.